5 Cara Minta Surat Pengalaman Kerja ke HRD dengan Mudah

5 Cara Minta Surat Pengalaman Kerja ke HRD di Kantor – Pekerja membutuhkan surat pengalaman kerja sebagai dokumen penting. HRD menyediakan surat pengalaman kerja. Surat pengalaman kerja menjadi bukti legalitas pengalaman kerja. Karyawan menggunakan surat pengalaman kerja untuk melamar pekerjaan baru. Prosedur pengajuan surat pengalaman kerja perlu karyawan pahami.

5 Cara Minta Surat Pengalaman Kerja ke HRD di Kantor

Surat pengalaman kerja, atau sering disebut juga paklaring, merupakan dokumen penting yang membuktikan bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan. Dokumen ini sangat berguna saat melamar pekerjaan baru, mengurus klaim Jamsostek, atau bahkan untuk keperluan pengajuan kredit. Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk mengetahui cara meminta surat pengalaman kerja ke HRD (Human Resources Department) di kantor dengan benar dan profesional.

Berikut adalah 5 cara yang bisa Anda ikuti:

1. Ajukan Permohonan Secara Formal

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengajukan permohonan secara formal kepada HRD. Ini menunjukkan keseriusan Anda dan memberikan bukti tertulis bahwa Anda memang meminta surat pengalaman kerja.

• Buat Surat Permohonan: Susun surat permohonan yang singkat, padat, dan jelas. Sebutkan nama lengkap Anda, nomor induk karyawan (jika ada), jabatan terakhir, periode kerja, dan tujuan Anda meminta surat pengalaman kerja.
• Sampaikan Langsung atau Melalui Email: Anda bisa menyampaikan surat permohonan tersebut langsung ke HRD atau mengirimkannya melalui email. Jika mengirim melalui email, pastikan subjek email Anda jelas, misalnya “Permohonan Surat Pengalaman Kerja – [Nama Anda]”.
• Simpan Bukti Pengajuan: Jika Anda menyerahkan surat permohonan secara langsung, mintalah tanda terima dari HRD. Jika mengirim melalui email, simpan email terkirim sebagai bukti pengajuan.

Contoh surat permohonan:

Kepada Yth.,

HRD [Nama Perusahaan]

Source: template.net

Di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

NIK/No. Karyawan: [Nomor Induk Karyawan]

Jabatan Terakhir: [Jabatan Terakhir]

Periode Kerja: [Tanggal Mulai]
-[Tanggal Selesai]

Dengan ini mengajukan permohonan untuk dibuatkan surat pengalaman kerja. Surat ini saya butuhkan untuk [Sebutkan Tujuan, misalnya melamar pekerjaan baru].

Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Source: template.net

2. Perhatikan Jangka Waktu Pembuatan Surat

Setelah mengajukan permohonan, tanyakan kepada HRD mengenai jangka waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan surat pengalaman kerja. Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai hal ini. Ada yang bisa selesai dalam beberapa hari, namun ada juga yang membutuhkan waktu lebih lama.

• Tanyakan Estimasi Waktu: Saat mengajukan permohonan, tanyakan secara langsung kepada HRD berapa lama proses pembuatan surat pengalaman kerja.
• Follow-Up Jika Perlu: Jika jangka waktu yang dijanjikan sudah lewat dan Anda belum menerima surat pengalaman kerja, jangan ragu untuk melakukan follow-up. Lakukan dengan sopan dan profesional.
• Bersabar: Proses pembuatan surat pengalaman kerja mungkin membutuhkan waktu karena berbagai faktor, seperti banyaknya permintaan atau beban kerja HRD. Bersabarlah dan tetap berkomunikasi dengan baik dengan HRD.

3. Pastikan Data Diri Tercantum dengan Benar

Sebelum surat pengalaman kerja dicetak, mintalah kesempatan untuk memeriksa draft surat tersebut. Pastikan semua data diri Anda, seperti nama lengkap, tanggal lahir, nomor induk karyawan, jabatan terakhir, periode kerja, dan informasi lainnya tercantum dengan benar. Kesalahan data diri dapat menyebabkan masalah di kemudian hari.

• Minta Draft Surat: Jika memungkinkan, mintalah HRD untuk mengirimkan draft surat pengalaman kerja sebelum dicetak.
• Periksa dengan Teliti: Periksa semua data diri dan informasi lainnya dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang tidak akurat.
• Laporkan Kesalahan: Jika Anda menemukan kesalahan, segera laporkan kepada HRD agar dapat diperbaiki sebelum surat dicetak.

4. Ambil Surat Pengalaman Kerja Sesuai Jadwal, 5 Cara Minta Surat Pengalaman Kerja ke HRD di Kantor

Setelah surat pengalaman kerja selesai dibuat, HRD akan memberitahu Anda untuk mengambil surat tersebut. Ambil surat pengalaman kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jangan lupa membawa identitas diri (KTP) sebagai bukti bahwa Anda adalah orang yang berhak menerima surat tersebut.

• Konfirmasi Jadwal Pengambilan: Pastikan Anda mengetahui jadwal pengambilan surat pengalaman kerja dengan jelas.
• Bawa Identitas Diri: Bawa KTP atau identitas diri lainnya saat mengambil surat pengalaman kerja.
• Periksa Kembali Surat: Setelah menerima surat pengalaman kerja, periksa kembali isinya untuk memastikan tidak ada kesalahan yang terlewat.

5. Simpan Surat Pengalaman Kerja dengan Baik

Setelah mendapatkan surat pengalaman kerja, simpanlah dokumen tersebut dengan baik. Surat pengalaman kerja merupakan dokumen penting yang mungkin akan Anda butuhkan di masa depan. Simpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau saat dibutuhkan.

• Buat Salinan: Buatlah beberapa salinan surat pengalaman kerja untuk berjaga-jaga jika surat aslinya hilang atau rusak.
• Simpan di Tempat Aman: Simpan surat pengalaman kerja di tempat yang aman, seperti map khusus atau brankas.
• Scan dan Simpan Digital: Scan surat pengalaman kerja dan simpan dalam format digital di komputer atau cloud storage. Ini akan memudahkan Anda untuk mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

Berikut adalah tabel yang merangkum 5 cara meminta surat pengalaman kerja ke HRD:

Dengan mengikuti 5 cara di atas, Anda dapat meminta surat pengalaman kerja ke HRD di kantor dengan lancar dan profesional. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan baik dan menghormati prosedur yang berlaku di perusahaan Anda.

Semoga artikel ini bermanfaat buat kamu yang lagi butuh surat pengalaman kerja, ya! Jangan sungkan buat balik lagi nanti, siapa tahu ada artikel menarik lainnya yang bisa bantu kamu. Terima kasih sudah mampir dan membaca!