6 Jobdesk Sekretaris Organisasi Agenda hingga Arsip

6 Jobdesk Sekretaris Organisasi, Mulai dari Menyusun Agenda hingga Menjaga Arsip – Sekretaris organisasi memegang peranan krusial. Agenda organisasi menjadi tanggung jawab sekretaris. Arsip organisasi adalah aset penting yang dikelola sekretaris. Jobdesk sekretaris mencakup penyusunan agenda, pengelolaan surat menyurat, dan penjagaan arsip. Organisasi membutuhkan sekretaris yang cakap dan teliti.

6 Jobdesk Sekretaris Organisasi: Pilar Utama Efektivitas Organisasi: 6 Jobdesk Sekretaris Organisasi, Mulai Dari Menyusun Agenda Hingga Menjaga Arsip

Sekretaris organisasi adalah jantung dari kelancaran administrasi dan komunikasi sebuah organisasi. Jabatan ini bukan sekadar pencatat notulen rapat, melainkan juga penggerak utama yang memastikan semua roda organisasi berputar dengan teratur dan efisien. Berikut adalah enam jobdesk utama seorang sekretaris organisasi:

1. Menyusun Agenda Kegiatan

Merancang Alur Kerja yang Terarah

Agenda kegiatan adalah peta jalan organisasi. Sekretaris bertanggung jawab menyusun agenda kegiatan secara komprehensif dan terstruktur. Proses penyusunan agenda meliputi:

• Pengumpulan Informasi: Sekretaris mengumpulkan informasi dari berbagai divisi atau bidang dalam organisasi. Informasi ini mencakup usulan kegiatan, jadwal penting, dan prioritas organisasi.
• Penyusunan Draf Agenda: Sekretaris menyusun draf agenda berdasarkan informasi yang terkumpul. Draf ini mencakup detail kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, dan pihak yang bertanggung jawab.
• Koordinasi dengan Pimpinan: Sekretaris berkoordinasi dengan pimpinan organisasi untuk mendapatkan persetujuan dan masukan terhadap draf agenda.
• Finalisasi Agenda: Sekretaris merevisi dan memfinalisasi agenda berdasarkan masukan dari pimpinan. Agenda final kemudian disebarluaskan kepada seluruh anggota organisasi.

Contohnya, dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, sekretaris menyusun agenda kegiatan selama satu semester. Agenda ini mencakup kegiatan seminar, pelatihan, bakti sosial, dan rapat rutin. Agenda yang tersusun rapi membantu organisasi mencapai tujuan dengan efektif.

2. Mengelola Surat Menyurat

Source: edrawsoft.com

Jembatan Komunikasi yang Efektif

Surat menyurat adalah urat nadi komunikasi organisasi. Sekretaris bertanggung jawab mengelola surat menyurat secara profesional dan efisien. Tugas ini meliputi:

Source: templatelab.com

• Penerimaan Surat: Sekretaris menerima dan mencatat semua surat masuk. Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk dengan detail lengkap (tanggal, nomor surat, pengirim, perihal).
• Penyortiran Surat: Sekretaris menyortir surat berdasarkan tingkat urgensi dan perihal. Surat penting dan mendesak segera disampaikan kepada pimpinan.
• Pendistribusian Surat: Sekretaris mendistribusikan surat kepada pihak yang berwenang sesuai dengan perihal surat.
• Pengiriman Surat: Sekretaris menyiapkan dan mengirim surat keluar. Surat keluar harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan dicatat dalam buku agenda surat keluar.
• Pengarsipan Surat: Sekretaris mengarsipkan surat masuk dan surat keluar secara sistematis. Arsip surat penting untuk referensi di masa mendatang.

Pengelolaan surat menyurat yang baik memastikan informasi penting sampai kepada pihak yang tepat dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini menghindari kesalahpahaman dan mempermudah pelacakan informasi.

3. Menyiapkan Rapat

Fasilitator Diskusi yang Produktif

Rapat adalah forum penting untuk pengambilan keputusan dan koordinasi. Sekretaris berperan penting dalam menyiapkan rapat agar berjalan lancar dan produktif. Persiapan rapat meliputi:

Source: hrcsuite.com

• Penyusunan Undangan Rapat: Sekretaris menyusun undangan rapat yang jelas dan informatif. Undangan mencantumkan tanggal, waktu, tempat, agenda rapat, dan daftar peserta.
• Penyebaran Undangan Rapat: Sekretaris menyebarkan undangan rapat kepada seluruh peserta rapat, memastikan semua peserta menerima undangan tepat waktu.
• Penyiapan Materi Rapat: Sekretaris menyiapkan materi rapat, seperti laporan, presentasi, atau dokumen pendukung lainnya.
• Penyiapan Tempat Rapat: Sekretaris memastikan tempat rapat siap digunakan, termasuk pengaturan kursi, meja, proyektor, dan fasilitas lainnya.

Persiapan rapat yang matang membantu peserta rapat memahami agenda dan mempersiapkan diri dengan baik. Hal ini meningkatkan efektivitas rapat dan menghasilkan keputusan yang berkualitas.

4. Membuat Notulen Rapat

Mencatat Jejak Diskusi yang Akurat

Notulen rapat adalah catatan resmi hasil diskusi dan keputusan dalam rapat. Sekretaris bertanggung jawab membuat notulen rapat yang akurat dan komprehensif. Notulen rapat mencakup:

• Daftar Hadir Peserta Rapat: Sekretaris mencatat daftar hadir peserta rapat sebagai bukti kehadiran.
• Agenda Rapat: Sekretaris mencatat agenda rapat yang dibahas dalam rapat.
• Ringkasan Diskusi: Sekretaris meringkas poin-poin penting yang dibahas dalam rapat, termasuk pendapat dan argumen yang disampaikan oleh peserta.
• Keputusan Rapat: Sekretaris mencatat keputusan yang diambil dalam rapat secara jelas dan tegas.
• Tugas dan Tanggung Jawab: Sekretaris mencatat tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada peserta rapat.

Notulen rapat yang baik menjadi referensi penting bagi anggota organisasi untuk memahami hasil rapat dan melaksanakan tugas yang diberikan. Notulen juga menjadi bukti legal atas keputusan yang diambil dalam rapat.

5. Menjaga dan Memelihara Arsip

Mengamankan Informasi Penting

Arsip adalah kumpulan dokumen penting organisasi. Sekretaris bertanggung jawab menjaga dan memelihara arsip agar tetap aman dan mudah diakses. Tugas ini meliputi:

• Pengelompokan Arsip: Sekretaris mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, tahun, atau kategori lainnya.
• Penyimpanan Arsip: Sekretaris menyimpan arsip di tempat yang aman dan teratur, terlindung dari kerusakan fisik dan akses yang tidak sah.
• Pencatatan Arsip: Sekretaris mencatat setiap arsip dalam daftar inventaris arsip.
• Pemeliharaan Arsip: Sekretaris melakukan pemeliharaan arsip secara berkala, seperti membersihkan debu dan memeriksa kondisi fisik arsip.
• Pemusnahan Arsip: Sekretaris melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Pengelolaan arsip yang baik memastikan informasi penting organisasi tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Hal ini mempermudah pengambilan keputusan dan menjaga kelangsungan organisasi.

6. Mengelola Informasi dan Komunikasi

Menyebarkan Pesan yang Jelas dan Tepat

Sekretaris seringkali menjadi pusat informasi dan komunikasi dalam organisasi. Tugas ini meliputi:

• Menyampaikan Informasi: Sekretaris menyampaikan informasi penting kepada anggota organisasi melalui berbagai saluran komunikasi (email, pengumuman, media sosial).
• Menjawab Pertanyaan: Sekretaris menjawab pertanyaan dari anggota organisasi terkait informasi organisasi.
• Mengelola Media Sosial: Sekretaris mengelola akun media sosial organisasi untuk menyebarkan informasi dan berinteraksi dengan publik.
• Membuat Siaran Pers: Sekretaris membuat siaran pers untuk mengumumkan kegiatan atau pencapaian organisasi kepada media.

Pengelolaan informasi dan komunikasi yang efektif memastikan semua anggota organisasi mendapatkan informasi yang tepat dan relevan, serta membangun citra positif organisasi di mata publik.

Tabel: Ringkasan Jobdesk Sekretaris Organisasi

Jadi, itulah enam jobdesk utama seorang sekretaris organisasi. Peran sekretaris sangat penting untuk kelancaran operasional dan keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Dengan menjalankan tugas-tugas ini dengan baik, sekretaris berkontribusi besar dalam mencapai tujuan organisasi.

Terima kasih sudah membaca artikel ini sampai selesai! Semoga informasi ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu tentang dunia organisasi. Jangan lupa untuk berkunjung kembali, ya! Siapa tahu, artikel selanjutnya bisa jadi jawaban dari pertanyaan yang selama ini kamu cari. Sampai jumpa!